El flujo de caja de un pequeño negocio depende principalmente de cobrar a tiempo. En esta guía hemos recopilado algunos trucos que te ayudarán a conseguir que tus clientes paguen a tiempo. Este es el resultado.
Donde la facturación se complica
La facturación en un pequeño negocio no es fácil. Los fundamentos son relativamente sencillos, tu trabajas, facturas y tu cliente te paga. Pero la realidad es muchísimo más complicada. Estas son algunas de las cosas que hacen que cobrar no sea tan fácil:
**Hacer las facturas a tiempo **
Este es un problema muy común. Cuando tu negocio va a tope y estás ocupado trabajando para generar ingresos, encontrar tiempo para hacer y enviar tus facturas puede ser complicado. Es aquí donde un programa de facturación online puede ayudarte a crear y enviar rápido tus facturas. Incluso a hacerlo de forma automática.
Hacer un buen seguimiento de las facturas vencidas
Este punto es especialmente pesado y difícil de gestionar. Con un programa de facturación online siempre tendrás muy controlados los vencimientos vencidos y pendientes de cobrar.
Dividir los pagos en múltiples vencimientos
El control del pago de los vencimientos asociados a una determinada factura es algo que se puede complicar muchísimo. Evidentemente el primer consejo es intentar evitar los múltiples vencimientos en una factura, pero si no hay alternativa un programa de facturación online te irá de maravilla para llevar al día esta tarea.
**Facturar rápido y bien. **
Si tardas en facturar, más vas a tardar en cobrar. Y si tus facturas contienen errores, el proceso se complica aún más: tendrás que hacer una factura rectificativa, volverla a enviar, …. y un largo etcétera de cosas que retrasarán lo que más te importa: cobrar. Un programa de facturación online te permite emitir la factura al momento sin esfuerzo y asegurarte de que no hay errores simples como la numeración de factura o el cálculo de impuestos.
Facturar todo el trabajo completado
No cobrar por un trabajo que ya has realizado es malo, pero no cobrar por un trabajo que ya has realizado por culpa de no haber generado la factura es un grave error por tu parte. Un programa de facturación online agiliza la facturación y te permite tener múltiples usuarios que facturen.
**Conseguir que tu factura no vaya a la cola de todas las demás **
Puedes crear una factura con un aspecto profesional, pero con esto no basta. Además de una buena factura necesitas crear una buena relación con la persona que va a pagarla. No confíes sólo en la factura.
Tener un pequeño negocio significa tener poco tiempo, aún así merece la pena dedicar tiempo a optimizar tu facturación. Con un programa online agilizarás la facturación y cobrarás antes.
Sugerencias para conseguir que paguen pronto tus facturas
Enviar una factura sólo es una pequeña parte del proceso para conseguir que te paguen. Algunos de tus clientes van a pagar a tiempo y sin recordatorios, pero otros posiblemente necesitarán que les animes a hacerlo. Estas son algunas ideas para conseguir que paguen tus facturas a tiempo:
Comunícate con tus clientes: enviar recordatorios de pago por e-mail es útil, pero aún lo es más levantar el teléfono y llamar. Si la persona que tiene que pagarte saben quien eres, es mucho más fácil que lo haga pronto.
Usa vencimientos cortos: ¿por qué esperar 60 días si puedes cobrar en una semana? Si tu haces lo imposible para cumplir con tu trabajo a tiempo, no hay ninguna razón por la que no te puedan pagar pronto.
Avisa rápido a tu cliente, no dejes pasar el tiempo: avisa a tu cliente en seguida que la fecha vencimiento de tu factura haya pasado. Envíale un e-mail de recordatorio a los poco días y si sigue sin pagar coge el teléfono y llama. Puedes aprovechar cualquier momento para hacerlo. No dejes que el tiempo pase.
Facilita el pago de tus facturas: indica el método de pago en tus facturas, y añade tu número de cuenta si quieres que te paguen por transferencia. También tienes la opción de pedirles el número de cuenta y hacerles el cargo por recibo domiciliado. Un programa de facturación online te permitirá automatizar estos procesos.
8 trucos para que te paguen rápido
Hay dos factores clave para la salud de cualquier pequeño negocio: que te paguen pronto y tener un buen flujo de caja. Pero conseguir que esto ocurra no es tan fácil como enviar una factura a fin de mes.
Estos son algunos trucos que pueden ayudarte a conseguirlo:
Discute los términos de pago antes de empezar: no es cómodo hablar de esto temas de antemano pero si lo haces evitarás confusiones y dejarás claras las expectativas de pago al cliente.
Registra detalladamente el tiempo y el material que has usado: te ayudará a hacer tus facturas mucho más rápido y a asegurarte de que no olvidas nada. También puedes avisar a tu cliente si el trabajo se está desviando del presupuesto, en lugar de enviarle una sorpresa muy cara a fin de mes.
Haz tus facturas claras y fáciles de comprender: detalla tu trabajo de un modo que sea fácilmente comprensible para el cliente, una confusión o una duda retrasará el cobro de tu factura. También ayuda personalizar tu factura con el logo y otros detalles, para darle un aspecto profesional.
Indica adecuadamente las condiciones de pago: si necesitas recibir el pago de una factura en un máximo de 60 días, pon el vencimiento dos semanas antes. De media los deudores pagan sus facturas 15 días tarde.
Envía la factura a la persona que paga: asegúrate de que la factura va directamente a la persona que va a pagarla para evitar que se pierda en la bandeja de entrada de otra persona. Si no estás seguro de quién es la persona que va a pagarte, llama y descúbrelo. El esfuerzo que supone llamar tendrá su recompensa.
Factura lo antes posible: cuanto más rápido reciba la factura tu cliente, más rápido va a pagarla. Debes enviársela cuando aún tiene fresco todo lo que le aporta tu trabajo. Un programa de facturación con aplicación móvil te puede venir muy bien para facturar rápido y en marcha.
Haz el seguimiento de tus deudores: hay muchos de tus clientes que van a necesitar seguimiento. Envíales recordatorios, avisos o llama si es necesario. Te ayudará a demostrarles que eres serio en el cobro de tu trabajo.
Facilita al máximo el pago: añade un enlace de pago con tarjeta de crédito al correo electrónico en el que envías la factura. Tu cliente puede pagar al instante si quiere.
