Los pequeños negocios siempre empiezan con un Excel. Pero el Excel sirve sólo hasta un punto, luego tu negocio debe evolucionar para no quedarse estancado. Descubre por qué las mejores empresas ya usan la facturación online.
¿Por qué el Excel no es una solución a largo plazo?
El Excel puede hacer muchas cosas, se puede conseguir fácilmente y se usa mucho en el mundo de los negocios. Son sus méritos y sería un error no reconocerlos.
A pesar de ello, y aunque el programa sea robusto, el uso de hojas de cálculo en la gestión de los negocios genera muchos errores.
Las hojas de cálculo siempre conllevan errores
Una hoja de cálculo mal hecha puede tener efectos fatales para cualquier negocio.
Desafortunadamente este tipo de errores son muy frecuentes. Y mientras los datos se entren manualmente, haya copiar-pegar y existan fórmulas, estos errores continuarán siendo muy habituales.
7 problemas que vas a tener si usas Excel
Usar el Excel no es el mejor programa para tu pequeño negocio. Estos son los motivos:
Usar el Excel requiere un aprendizaje, y muchas empresas se olvidan de esto. Además en la mayoría de ocasiones, sus usuarios juzgan mal su nivel de experiencia con el programa. Es decir, creen saber más de lo que en realidad saben.
Preparar un hoja de Excel fiable y que satisfazca todas tus necesidades, requiere tiempo, concentración y conocimientos. Conseguir crear informes de gastos o de ingresos no es nada fácil. Y además puedes encontrarte con que tienes que modificar o añadir datos en tu hoja de cálculo constantemente. Perdiendo mucho tiempo.
En Excel tienes que saber exactamente para qué vas a usar los datos antes de empezar porque luego no hay flexibilidad para configurarlos. Necesitas saber cómo nombrar los informes y sus celdas y asegurarte de que cada informe tenga el marcador de tiempo adecuado.
Los documentos de Excel son manipulables porque se pueden modificar muy fácilmente y es difícil de controlar quién hace los cambios. Imagina si un miembro de tu equipo entra 100.000 en lugar de 1.000 euros.
Muchos usuarios tienen problemas cuando trabajan con múltiples páginas, gran cantidad de datos y fórmulas. Es muy fácil cometer errores.
El Excel no se integra con otros programas que usas en tu negocio o que usa tu asesor fiscal.
El Excel no te permite detectar errores o duplicidades. Por ejemplo, no te avisa cuando has creado dos facturas con la misma numeración.
El Excel no es bueno ni malo, simplemente no se creó para llevar la facturación de un negocio. Llegó el momento de darle a tu negocio la posibilidad de crecer y triunfar, sin restricciones ni errores.
¿Por qué es mejor una programa de facturación online?
Un programa de facturación online:
Es mucho más fiable. El software en la nube es escalable, rentable y totalmente adaptado a las necesidades de tu pequeño negocio.
Puedes tener múltiples usuarios para una misma cuenta con permisos de acceso distintos, asegurándote de este modo que la información sensible no está al alcance de todo el mundo.
El software siempre está actualizado sin tener que hacer nada, y se realizan backups de toda la información diariamente en servidores seguros. Algo que te da una gran tranquilidad y que evita que tengas que preocuparte de cómo almacenar la información de tu empresa, por no hablar del coste.
No hay ninguna posibilidad de fraude o de manipulación con un programa de facturación online, todas las operaciones quedan registradas y vas a saber quién y cuando se hizo una determinada acción.
Los informes se crean en un clic, y te ahorras una gran cantidad de tiempo en cálculos. Los ingresos, los gastos, los impuestos, …. todo está al alcance de tu mano en un solo clic.
Este es Ferran, uno de nuestros clientes felices:
8 razones para pasarte a la nube.
Son la siguientes:
Nunca más volverás a tomar decisiones infundadas, siempre lo harás con la información que necesitas en la mano.
Tus datos siempre son fiables: están actualizados permanentemente en la nube y no hay errores de cálculo.
Puedes reducir drásticamente los errores manuales automatizando procesos.
No vas a necesitar un mes para poder acceder a la información. Los informes en tiempo real son fáciles de obtener y de compartir.
La presentación de tus impuestos se puede hacer en minutos en lugar de horas porque el programa calcula tus impuestos para ti.
Vas a poder gestionar tus finanzas mejor y de una forma mucho más precisa. Tu asesor fiscal puede tener un usuario que le permita acceder a tu cuenta para consultar los datos, exportar la información o incluso traspasar a contabilidad.
Se integra con otros programas, por ejemplo puedes hacer una exportación para A3 y Contaplus que son los dos programas de contabilidad más usados por gestores y asesores fiscales en España.
Puedes acceder a tus datos en cualquier momento y en cualquier lugar. Tus datos están en la nube, lo que significa que los puedes consultar estés donde estés y desde cualquier dispositivo (tablet,móvil, ordenador,…).
El esfuerzo vale la pena
Aunque alterar el modo en que trabajas no es fácil, los beneficios que te dará usar un programa de facturación online son muy importantes.
Sube a la nube y empieza a trabajar de un modo totalmente diferente.
