Puedes eliminar el papel de tu oficina y ahorrar dinero con ello. En esta guía te contamos cómo hacerlo.
Menos papel significa más eficiencia
Eliminar todo el papel de tu oficina es poco realista. Siempre habrá algún papel de o para algún cliente, proveedor o socio que lo necesite.
Pero reducir el papel al mínimo sí es posible y mejorará notablemente la eficiencia de tu asesoría. Los documentos digitales son mucho más fáciles de almacenar, gestionar, buscar y procesar. Esto permite que tu equipo gane tiempo para trabajar en lugar de gastarlo ordenando o buscando papeles.
Puedes empezar escaneando los papeles que tienes actualmente. Convirtiendo estos papeles en documentos digitales para el futuro. Esto no es algo que puedas hacer en un día, convertir tu sistema en un sistema con menos papeles debe planificarse bien y contar con la implicación de todo el equipo.
6 razones para abandonar el papel para siempre
Las asesorías pueden generar una gran cantidad de papel, como bien sabes. Algo que puede generar algunos problemas:
Aspecto
Una oficina llena de papeles y archivos no tiene el aspecto de un espacio profesional para trabajar. Los visitantes, entre ellos los clientes, no van a quedar impresionados si todas las mesas y armarios están a rebosar de papeles, documentos, archivos,….
Gasto de papel
Probablemente tienes dos o tres copias de cada documento repartidos en diferentes espacios de tu asesoría por diferentes razones, o por una cuestión de practicidad. Reducir los papeles elimina esta duplicidad porque los archivos digitales en la nube están disponibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto reduce el gasto de papel y es mucho más respectuoso con el medio ambiente.
Almacenaje
Más del 25% de tu oficina queda ocupado por tus documentos. Esto es una gran cantidad de espacio y evita que lo puedas dedicar, por ejemplo, a aumentar tu equipo.
Productividad
Es difícil de encontrar un determinado documento en medio de cientos de ellos. Encontrarlo puede suponer una gran pérdida de tiempo. En cambio un buen sistema de almacenaje de documentos con un buscador poderoso, puede ayudarte a encontrar lo que necesitas de forma mucho más rápida, eficaz y productiva.
Gastos de impresión
El coste del papel, la tinta, las impresoras, el mantenimienti y otros gastos asociados pueden ser grandes, y más para una asesoría pequeña. Es un gasto que puedes reducir drásticamente.
Concentración
Una mesa desorganizada y llena de papeles no es el mejor espacio para pensar de forma clara, lógica y centrada. Más bien lo contrario.
Puedes reducir la cantidad de papel que usas y ahorrar dinero con ello.
Los 3 grandes retos de abandonar el papel
Antes de reducir drásticamente el papel, tienes 3 grandes retos que superar:
1.La gran cantidad de papeles que digitalizar
Tanto si optas por escanear todos los documentos en la oficina como si contratas este servicio a una empresa externa, hay mucho trabajo que hacer. El proceso lleva un tiempo, especialmente cuando hay grapas o clips en medio. No subestimes los recursos que vas a necesitar. Es esencial hacer un buen trabajo. Cuando tus documentos estén escaneados, la vida va a ser mucho mejor para ti y tu equipo.
2.El gasto necesario disuade a muchas asesorías
Las empresas de escaneado y destrucción de documentos cobran un precio por sus servicios, es cierto. Pero si decides hacerlo en tu oficina con tus colaboradores, también vas a tener gastos como, por ejemplo, la compra de un buen escaner, el entrenamiento de tus empleados y por supuesto las propias horas que van a dedicar a escanear. El beneficio de todos modos, es enorme. Cuando empieces a trabajar sin papeles, te preguntarás como podías trabajar de otro modo.
3.Resistencia por parte del equipo
Los procesos de trabajo siempre son complicados de modificar. Puede que alguno de los miembros de tu equipo (siempre los hay) muestre reticencias a modificar su modo de trabajar. Es la típica situación donde sale a la luz la frase “Este el modo como lo hemos hecho siempre”. Bueno, esta no es razón para no hacer el cambio.
De todos modos, ten en cuenta que obligar a tus colaboradores no es una buena estrategia. Lo mejor es explicar muy bien los beneficios de reducir drásticamente los papeles. Pregúntales por sus ideas y sugerencias. Luego acuerda con ellos unos plazos que den tiempo para una adaptación tranquila.
Encuentra una estrategia que funcione en tu asesoría
Cada asesoría es diferente, de modo que solo tú puedes escoger la estrategia adecuada para tu negocio. A continuación encontrarás algunas ideas que pueden ayudarte a dar el paso:
Utiliza la nube
No almacenes los documentos escaneados en un pendrive o un disco duro. Garantiza su seguridad utilizando servicios de almacenaje en la nube. Servicios como Dropbox, Box o el mismo Google Drive te pueden ser muy útiles.
Crea una estructura lógica de documentos
No pongas todos los documentos en la misma carpeta. Crea una estructura de carpetas y subcarpetas que luego permitan gestionar y encontrar la documentación de una forma eficiente. Por ejemplo, una carpeta para cada año y cada cliente.
Evita la duplicidad siempre que sea posible
A menudo es difícil estar seguro de que dos documentos son idénticos, pero si lo sabes del cierto, no pierdas tiempo escaneando los dos.
Pon una fecha en el calendario
Acuerda con tus socios y equipo una fecha concreta para convertiros en una asesoría sin papeles. Añádela en el calendario y asegúrate de que todo el mundo la tenga bien presente.
Busca el momento idóneo en el calendario
Mientras estéis en el proceso de eliminación del papel, inevitablemente esto tendrá un impacto en la productividad de la asesoría. Intenta buscar un momento del año en el que haya menos trabajo, como, por ejemplo, en septiembre. No lo intentes a fin de año o en Julio. También puedes valorar contratar personal temporal para poder hacer esta tarea.
Se meticuloso con los metadatos
Los metadatos son la información o palabras que usas para describir cada documento escaneado. Debes asegurarte de que cada documento tenga unos metadatos correctos. Es clave para localizar los documentos posteriormente cuando estén archivados digitalmente. Por ejemplo, puedes añadir la fecha, nombre del cliente o tipo de documento en su descripción.
Entrena a tu equipo
Cuanto mejor entrenes a tu equipo, mejor calidad tendrá luego tu archivo de documentos y será más fácil encontrar la información en el futuro. Ayúdales a entender y asimilar el nuevo sistema y verás grandes resultados.
Escanea sólo lo esencial
Escanearlo todo puede resultar tentador, pero un acceso de información inútil, dificultarà posteriormente la gestión de los documentos, su almacenaje y localización. Escanea sólo los documentos necesarios.
Ponerte a escanear 20 años de documentos no es la mejor idea. Puedes empezar por los documentos de este año o los de los últimos dos años y luego, si lo consideras necesario, escanear documentos más antiguos.
Dejar de usar el papel es un proceso continuo
Cuando ya hayas conseguido reducir el papel al mínimo, tu asesoría será mucho más organizada y eficiente, pero van a seguir llegando papeles de modo que asegúrate de que el proceso de digitalización sigue funcionando.
También puedes hablar con tus proveedores y clientes para intentar reducir los papeles que te hacen llegar recomendándoles FacturaDirecta.
Una oficina sin papeles le dará a tu asesoría una ventaja competitiva importante. Así que tómate el tiempo necesario para planificar tu estratégia y disfruta de las ventajas de reducir el papel al máximo.
