Una factura proforma es un documento informativo que contiene los detalles que posteriormente incluirá la factura definitiva.
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Las facturas proforma se usan habitualmente en el comercio internacional y por este motivo deben cumplir ciertos requisitos:
- Su encabezado debe contener el título “proforma” de forma muy visible.
- Debe contener tu identificación como proveedor y la de tu cliente.
- Debe contener descripción de los productos o servicios que vendes y su precio unitario y total.
Es decir, la mínima información para que tu cliente entienda que es lo que se le va a facturar en la factura definitiva.
Mediante la factura proforma, el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.
Las facturas proforma no forman parte de la contabilidad de la empresa porque no son facturas definitivas.
Contenido de una proforma:
- Texto especificando que se trata de una factura proforma
- La fecha de emisión.
- Tus datos como proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección… En caso de ventas a la Unión Europea habría que indicar el número de IVA comunitario.
- Datos de tu cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección…
- Descripción precisa y minuciosa de la mercancía. Se debe mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto.
- Precio unitario, el precio total y la divisa cotizada.
- Fecha o plazo de validez de la proforma.
- Finalmente puedes desglosar los gastos de transporte y seguro si estos existen.
La factura proforma no tiene validez como justificante de pago, ni tampoco ninguna validez fiscal.
Su valor es meramente informativo y no sirve a efectos contables. De todos modos, existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura proforma indique.
La factura proforma es parecida a un presupuesto y es muy útil para que el comprador confirme sus datos y la operación de venta.
Puedes usar las facturas proforma para informar a tus clientes de los detalles de una futura factura definitiva. Si tu cliente da como bueno el contenido de la factura proforma, ya la puedes convertir en una factura definitiva.
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Esperamos que esta información te resulte muy útil.