Por qué evitamos al máximo las reuniones

En FacturaDirecta intentamos evitar al máximo las reuniones, en este artículo te contamos por qué. Verás que nos sobran razones.

Antes de hacer algo, debes preguntarte si realmente es necesario.

Parece algo de sentido común, pero la vorágine de nuestro día a día a menudo nos arrastra y acabamos haciendo algunas cosas que en realidad no son necesarias.

Preguntarse si una determinada tarea es necesaria o importante, es una norma básica de productividad que funciona, y funciona muy bien.

Dos ejemplos

Son un clásico:

1. Anotar una tarea que te va a llevar 2 minutos de hacer no tiene sentido. Es mejor hacerla y listos, porque vas a tardar lo mismo que en anotarla.

2. Etiquetar tus emails o clasificarlos en carpetas dentro de tu servicio de correo no tiene ningún sentido. Es mucho mejor archivar los correos y listos. El buscador de gmail o cualquiera de otros servicios de correo, es lo suficientemente potente como para localizar los correos que necesites.

Estos dos detalles parecen triviales pero repetidos cada día, suman minutos y esfuerzos.

¿Y qué pasa con las reuniones?

Pues algo muy similar. La mayoría de las empresas las hacen por inercia, sin sentido, sin razonamiento, sin analizar si son un instrumento realmente útil para su negocio.

Y el problema, es que en muchas ocasiones son auténticas devoradoras de tiempo. Estos son lo motivos:

• Rompen tu jornada en pequeños trozos que interrumpen tu flujo natural de trabajo.

• A menudo contienen al menos una persona que hace perder el tiempo a todo el mundo contando sus problemas personales, chistes o su vida.

• Se van por las ramas muy fácilmente alejándose del tema que se iba a discutir.

• Con frecuencia tienen agendas tan poco concretas que nadie está realmente seguro de lo que se está discutiendo.

• Tienden hacia la discusión de conceptos abstractos, en lugar de hablar de cosas y tareas reales.

• Requieren una preparación previa que los asistentes raramente hacen.

• Cada minuto que dedicas a una reunión es un minuto que no estás dedicando a cerrar tareas.

¿Te suenan de algo todo lo que he puesto en la lista?

Sí, ¿verdad?

¿Cómo lo hacemos para reducir las reuniones?

Pues seguimos la siguiente norma:

Si se puede resolver algo con un e-mail o un Hangout mejor no convocamos una reunión.

Se trata de intentar resolver las cuestiones cuando suceden, en lugar de esperar a una reunión.

Aún así, todos sabemos que la realidad, a menudo, hace que la “teoría” sea difícil de llevar a la práctica.

Así que bueno… lo confieso, nosotros también nos reunimos. Pero ponemos condiciones para no perder el norte:

• Nos damos un tiempo limitado.
• Convocamos al menor número de personas posible y sólo las que están implicadas en el asunto.
• No hacemos una única reunión para todo. Hacemos reuniones específicas para tratar temas específicos con las personas implicadas.
• Anotamos los temas que vamos a tratar en nuestro Basecamp, los discutimos y luego generamos tareas concretas con un responsable asignado.

Con esto conseguimos ser eficaces al máximo y perder el menor tiempo posible.

¿Cómo lo aplico en mi negocio?

Del mismo modo que lo hacemos nosotros.

En lugar de convocar una reunión para todo, intenta buscar alternativas más rápidas y efectivas como por ejemplo un e-mail colectivo o un Hangout.

Si es inevitable tener que hacer una reunión, cumple con las normas que te he comentado. Verás cómo vas a ganar tiempo para dedicarlo a cosas realmente productivas.

¿Y qué más dentro de dos semanas?

Dentro de dos semanas hablaremos de por qué intentamos vernos las caras de vez en cuando y qué hacemos cuando organizamos un encuentro de todo el equipo.

Ya te puedo decir que… no trabajamos ;)

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¿Las reuniones son un problema en tu empresa? ¿Qué haces para evitar que os roben demasiado tiempo? Deja un comentario, nos encantará leer tu experiencia en este tema.

Nos vemos en dos semanas. ¡Deja un comentario por favor! Compártelo en tus redes haciendo clic en los botones de redes sociales ;)