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Para que tus facturas sean legalmente válidas, deben cumplir algunos requisitos. En este artículo encontrarás los datos e impuestos a incluir, cuando debes hacer una factura y los casos en que es posible usar una simplificada como documento alternativo.
¿Qué datos debe contener mi factura?
En este ejemplo de factura puedes ver todos los datos que debe contener una factura para cumplir con los requerimientos legales:
Tu nombre y apellidos, razón o denominación social completa y el del destinatario de la factura.
Número de factura y, si es necesario, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Puedes usar series diferentes si: tienes varios establecimientos, realizas operaciones de distinta naturaleza o haces facturas rectificativas. Puedes también generar una serie nueva para cada año.
La fecha de expedición de la factura.
Tu número de identificación fiscal (NIF).
Tu domicilio fiscal y el del destinatario de la factura.
Detalle de los conceptos, con todos los datos necesarios para calcular la base imponible, es decir, el importe total de la factura sin impuestos. Tienes que detallar el precio unitario (sin impuestos) de cada concepto, así como cualquier descuento o rebaja que apliques.
El tipo impositivo del IVA así como el porcentaje de retención en el IRPF, si eres autónomo.
El importe total a pagar con los impuestos incluidos.
La fecha en que hayas efectuado los servicios o la venta siempre que sea una fecha distinta a la de expedición de tu factura.
Ahora veamos cuando debes emitir una factura.
¿Cuándo debo hacer una factura?
Como autónomo o empresario estás obligado a generar y enviar una factura, u otro documento, por los servicios que ofreces o los productos que vendes.
Cuando el destinatario es una empresa o un profesional debes emitir una factura siempre.
Si el cliente no es un profesional ni una empresa, debes hacer una factura cuando te la exija.
Siempre tienes que conservar una copia de la factura o documento que expidas a tus clientes, así cómo de todas las facturas que recibas de tus proveedores.
¿Cuando puedo hacer una factura simplificada?
En 2013 la factura simplificada sustituyó al ticket, que en estos momentos ya no es válido.
Las facturas simplificadas pueden emitirse cuando la factura no supera los 400€ (impuestos incluidos) o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
También puede emitirse en determinadas operaciones, cuando su importe no exceda los 3.000€, impuestos incluídos. Son las siguientes:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios a domicilio.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
- Servicios de hostelería y restauración.
- Servicios de peluquería e institutos de belleza.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Utilización de autopistas de peaje.
A efectos prácticos estas facturas simplificadas tienen prácticamente los mismos requerimientos que las facturas ordinarias. Con la única excepción de que no es obligatorio que contengan los datos fiscales del cliente.
¿Cómo calculo el importe total de la factura?
El cálculo del total de la factura depende de las retenciones (IRPF) e impuestos (IVA) que se aplican a la base imponible. Se pueden dar 3 situaciones:
1. Factura con IVA y con retención de IRPF:
Es la habitual de los profesionales y autónomos que deben añadir retención en sus facturas.
Imaginemos que eres un autónomo que ofrece servicios del régimen general de IVA y que debes aplicar una retención de un 15% y un IVA de un 21%.
Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).
2. Factura con IVA sin retención de IRPF:
Es la factura que emiten generalmente las sociedades, sin retención de IRPF. Para calcular el importe deberías seguir la siguiente fórmula:
Base imponible + 21% de la base imponible (10% o 4% en función del tipo de IVA que se deba aplicar).
Finalmente existe la posibilidad de emitir una factura sin IRPF ni IVA. Sucede en las facturas exentas de IVA o no sujetas a IVA. En este caso, la factura tendría un importe total igual a la base imponible.
Ejemplo de cómo calcular el importe de una factura
Supongamos que debes hacer una factura de 100 €, que eres autónomo y que tus servicios o productos tienen un IVA del 21%.
Veamos cómo deberías calcularlo.
Muy simple, aunque aún es más simple si usas FacturaDirecta porque el programa lo calcula para ti ;)
La factura electrónica (facturae)
La factura electrónica es el modelo de factura que tiene que ir desplazando progresivamente la factura tradicional en papel.
Además, desde 2015 ya es obligatorio que los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas las utilicen.
Puedes saber más sobre cómo facturar a las administraciones públicas en estos dos artículos:
¿Puedo duplicar una factura?
Sólo puedes emitir un original de cada factura, pero tienes la opción de hacer duplicados en estas circumstancias:
Cuando por cualquier causa, se ha perdido el documento original.
Cuando hay varios destinatarios en una misma entrega de productos o prestación de servicios.
En los documentos duplicados, debe aparecer la expresión “duplicado” de algún modo, mediante marca de agua o similar.
También hay que tener en cuenta que los duplicados, tendrán la misma validez que la factura o documento original.
Tipos de factura
Hay cinco tipos distintos de factura:
Factura ordinaria: La que documenta cualquier operación de compraventa.
Factura rectificativa: La factura que sirve para hacer devoluciones o rectificar un error en la factura original.
Factura proforma: Una factura proforma es un documento informativo que contiene los detalles que posteriormente incluirá la factura definitiva.
Factura electrónica: La denominada facturae que ya hemos mencionado anteriormente.
Factura recapitulativa: La que une varios servicios o productos vendidos en un determinado periodo de tiempo a un determinado cliente.
FacturaDirecta
FacturaDirecta es un programa de facturación online y contabilidad online que se actualiza constantemente teniendo en cuenta todos los requisitos legales y que está pensado para que facturar sea lo más fácil posible.
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