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Alguien dijo que el tiempo es dinero, pero en realidad es mucho más: es poder ir a comer a casa o tener fines de semana libres, por ejemplo. Cuando tienes tiempo, sientes menos estrés y vives mejor. En este artículo te proponemos algunas técnicas para mejorar tu productividad y ganar tiempo en tu día a día como asesor.
Cambio de hábitos
Cualquier cambio de hábitos resulta difícil, siempre.
Cuántas personas se apuntan a un gimnasio con la intención de convertir el deporte en un hábito, y luego no pasan de las dos semanas…
Para conseguir un cambio de hábitos hay que:
- Tener la voluntad.
- Empezar poco a poco.
Así que no quieras aplicar todas las técnicas que leerás a continuación de golpe, elige una o dos, y empieza paso a paso.
Si alguna no te funciona, no te preocupes, prueba otra. Y en cuanto tengas una integrada, ve a por la siguiente.
Vamos allá:
1. Evita las reuniones
Las reuniones son una de las tareas que consumen más tiempo en cualquier empresa, y estarás de acuerdo conmigo si te digo que, en la mayoría de ocasiones, resultan poco útiles.
Limita las reuniones al máximo y cuando sean inevitables, procura establecer unas normas que las hagan más productivas.
Por ejemplo:
- Limita la reuniones a 30 minutos.
- Prohibe las llamadas, emails y whatsapps. Todo el mundo debe estar concentrado.
- Puntualidad a la hora de empezar y de acabar.
- Limita los asistentes a máximo 6.
- Envía una agenda antes de la reunión, que los asistentes vengan preparados para tratar los temas que se hablarán.
- Asigna las tareas que se deriven de la reunión a un responsable de su ejecución.
- …
Nota: Si aún no lo has leído, dale un vistazo a nuestro artículo sobre por qué raramente hacemos reuniones en FacturaDirecta.
2. Haz una tarea detrás de la otra
La multitarea es un mito.
Focalizar tu mente en algo cuesta más de 20 minutos, de media. Lo que significa que si haces más de una cosa a la vez, en realidad no estás haciendo ninguna de ellas de forma productiva.
Cuando trabajas con clientes, como es tu caso, resulta más complicado poder centrar tu atención en una única tarea porque los clientes quieren que estés siempre disponible.
Para remediarlo, puedes bloquear unas horas en tu agenda para trabajar: sin llamadas y sin reuniones. Si quieres sacarte trabajo de encima, las necesitas.
3. Delega
No gastes tu tiempo y el de tus clientes en tareas repetitivas y mundanas. Delégalas a un administrativo/a o a un junior de tu despacho.
Aunque al principio te cueste formar a una persona, luego ganarás mucho tiempo. Además estarás mejorando las capacidades y conocimientos de tu equipo.
Si no sabes delegar, trabaja en ello.
4. ¿Perfeccionismo? no, gracias
Tu trabajo como asesor requiere una cierta atención en los detalles, de modo que un cierto perfeccionismo es necesario.
Aún así, un exceso de perfeccionismo puede matar tu productividad.
Puedes obsesionarte por intentar dejar perfectos hasta los flecos más insignificantes de tus trabajo, pero nunca, nunca alcanzarás la perfección.
Es mucho mejor centrar tu atención en la excelencia. Por ejemplo, en lugar de perder tiempo haciendo dobles comprobaciones del trabajo realizado, dedica tu tiempo a mejorar procesos que eviten los errores manuales.
5. Lee los e-mails desde tu móvil
Esta es la idea: leer y responder tus emails desde el móvil.
Probablemente a lo largo del día, estás fuera de tu mesa en varias ocasiones. Bien, este es el momento perfecto para leer y responder tus correos electrónicos.
La mayoría son informativos o se pueden responder con una simple frase, de modo que puedes hacerlo perfectamente desde el móvil.
Si hay alguno más complejo, lo dejas y lo atacas cuando estés en tu mesa de trabajo.
Si lo haces de este modo, te darás cuenta que liberas tu bandeja de entrada más fácilmente y que puedes dedicar el tiempo que estás en tu mesa, a cosas realmente productivas.
Nota: Si aún no lo has leído, dale un vistazo al artículo de Tomás Santoro (CEO SumaCRM) sobre los 3 ladrones de tiempo en tu e-mail.
6. Libera las máquinas
La información es digital hoy en día, de modo que ya puedes eliminar la entrada manual de datos de tu vida para siempre.
Puedes mejorar mucho tu productividad usando un programa de facturación y contabilidad online como FacturaDirecta, donde la entrada de datos la realizan los clientes en su día a día. Y la contabilidad, se genera de forma automatizada.
Con FacturaDirecta:
- Dejarás de perder tiempo entrando datos de forma manual.
- Reducirás los errores humanos, lo que significa que no tendrás que perder horas identificando y corrigiendo errores en tablas de Excel.
Liberarás tiempo y energía para dedicar a un trabajo de más valor para tus clientes, y más rentable para ti.
7. Muévete
Hacer ejercicio es bueno para ti pero también para tus clientes.
Cuando tengas un problema difícil de resolver, levántate de tu mesa y ve a dar una vuelta. Tomar el aire y andar libera tu mente. Caminando encontrarás la solución que estás buscando.
Además, caminar tiene beneficios para tu salud, reduce el estrés y las posibilidades de caer enfermo. Algo que sin duda también mejorará tu productividad como asesor.
8. Adapta las tareas a tu horario
Si analizas tu día a día, te darás cuenta que tienes momentos en los que te es más fácil concentrarte y otros en los que te resulta francamente difícil.
A mi, por ejemplo, me resulta más fácil concentrarme y ser creativo durante las primeras horas de la mañana. En cambio por la tarde, me es mucho más difícil.
Teniendo en cuenta esta realidad, me agendo las tareas que requieren más concentración o creatividad por la mañana, y dejo por la tarde las que son más repetitivas.
Distribuirte las tareas a lo largo del día en función de tus bioritmos, puede serte muy útil.
9. Gatitos
Mirar imágenes de gatitos, perritos, niños o cualquier otra cosa que nos enternezca, nos ayuda a ser más productivos. No es broma.
Un estudio de Hiroshi Nittono concluyó que la sensación positiva que nos produce mirar imágenes tiernas, mejora la capacidad de concentración.
Así que pon esa foto de tus hijos o de tu mascota encima de la mesa, y dales un vistazo de vez en cuando ;)
Dale gas a tu productividad
Los pequeños cambios en tu día a día, pueden mejorar significativamente tu productividad y beneficios.
Quizá no te atrevas a poner la foto de Fluffy, Nuna, Rocky, Lucas, Boby, Max, Lobo, Cachupín, Manchas, Linda o Laika en tu mesa; pero igual es un buen día para empezar a responder tus emails desde el móvil, por ejemplo.
Elige una o dos de estas estrategias y empieza a cambiar tus hábitos. Seguro que pronto verás sus beneficios.
¿Tienes alguna otra estrategia para mejorar tu productividad? Espero tu opinión en los comentarios ;)
