Tres ladrones de tiempo en tu email

Si hay un mal que suele acechar a todos las personas que tenemos un negocio es el peligro de morir ahogado cada vez que se entra en el email.

Seguro que más de una y de dos veces tu inbox se ha convertido en un agujero negro de productividad con 50, 100, 150 o aún más emails marcados como no leídos… una locura.

No hablo por hablar, os dejo una captura de uno de mis récords personales:

Y de vez en cuando me ponía a hacer limpieza y conseguía dejarlo en 0… pero después de “tirar” una mañana en hacerlo no pasaban muchos días hasta que empezaban a amontonarse otra vez.

¿Cuánto tiempo dedicamos a los emails?

Puede parecer una cuestión secundaria, pero agárrate a la silla, que vas a flipar:

Según un estudio de la consultora McKinsey, en el trabajo dedicamos de media un 65% de nuestro tiempo a emails, llamadas y reuniones.

Eso significa, que de cada jornada de 8 horas, te quedan aproximadamente 3 para hacer trabajo del de verdad.

¡Si eso no es la muerte de la productividad, no sé qué puede serlo!

Pero ahora vienen las buenas noticias. No te voy a dar el típico consejo de mirar tu email sólo dos veces al día (Que está bien, pero ni vale a todo el mundo ni es suficiente).

Tras un tiempo dándole vueltas, aislé los motivos por los que mi email se convertía en cuestión de días en una caja de grillos y lo más importante, cómo solucionarlos. Ya verás como te identificas un montón.

Te voy a contar exactamente como hago yo para acabar el día con el InBox a 0 sin morir en el intento, y sobre todo, cómo puedes replicarlo tú.

Problema #1: La gestión de las cosas que tengo qué hacer

Cuando necesitaba hacer seguimiento a un email, por cualquier motivo, me ponía en copia oculta para tenerlo localizado… este tipo de emails ocupaban un espacio precioso en el Inbox y era una práctica de todo menos productiva.

Solución al problema #1

¡Utilizar las tareas en un CRM, en mi caso, SumaCRM, claramente! 

Así, todo son ventajas:

1- Les puedo hacer un seguimiento en condiciones, filtrando por tareas creadas por mi.

2- No se le olvida a quien le pongo la tarea por que el sistema le manda un aviso.

3- No lleno mi inbox de correos que sólo ocupan lugar.

Problema #2: Leer el email y ponerlo como no leído

Leía el email y si tenía que hacer algo con él luego, lo ponía no leído

Me llegaba un email que no podía resolver en el momento pero que tenía que tener presente para luego.

Lo volvía a marcar como no leído, y este problema era doblemente sangrante, por que además de ocupar hueco en el Inbox, muchas veces o no lo marcaba correctamente o lo perdía de vista entre los demás emails.

Solución al problema #2

Ahora, según leo un email, tomo una decisión:

1- Si me lleva poco tiempo, lo resuelvo en el momento, me lo quito de encima y listo.

2- Si lleva más tiempo y no lo puedo resolver en el momento, me pongo una tarea en Suma, esta vez para mi.

3- Si es información útil que tengo que guardar, la gestiono correctamente y no vuelvo a marcar el email como no leído.

Problema #3: Gestionar correctamente la información útil

Utilizaba el email como un repositorio de información que me parecía útil. De hecho, muchas veces, cuando tenía que revisar un texto, releer un post, poner en práctica una estrategia que leía por internet, etc… me mandaba a mi mismo con la información en cuestión.

Evidentemente, pasado día y medio, todos esos emails estaban sepultados entre puñados de email y terminaba pasándolos por alto…. un desastre.

Solución al problema #3

Guardo la información útil cómo es debido:

1- Si son datos o información relacionado con algún contacto, lo guardo en su ficha de contacto en Suma. Así puedo acceder a la info cuando la necesite, pero si uno de mis compis la necesita, no tiene que interrumpirme y también él puede ir a por ella.

2- Si tiene que ver con un proyecto que no está relacionado especialmente con un cliente, lo guardo en el caso que corresponda o le creo una nuevo si aun no tiene. Un ejemplo: “idea para estrategia de marketing para el mes que viene”.

3- Si es algo que tengo que hacer yo u otra persona, creo una tarea.

Conclusión

Al final, después de poner en práctica con mucho cuidado estas tres soluciones, he conseguido dejar casi todos los días mi inbox a 0 cuando salgo de la oficina. Y además, pierdo muchísima menos información u olvido menos cosas que antes.

Cuando tienes un negocio, la productividad se convierte en uno de tus principales caballos de batalla, y los emails, las reuniones y las llamadas son las típicas actividades que se pueden llevar tu tiempo sin que te des cuenta.

Seguimos comentándolo en los comentarios, ¡qué muchas veces es donde está la chicha de los post!