Pros y contras de los chats en el trabajo

El uso de los grupos de chat en las empresas está claramente en auge. Programas online como Hangout de Google o Slack, por citar solo dos ejemplos, se usan cada vez más. Y es normal, porque son una herramienta realmente útil.

En FacturaDirecta usamos los grupos de chat desde hace tiempo: empezamos por allá en 2010 con el Campfire de Basecamp y hoy en día, usamos Hangouts a diario (puedes ver por qué decidimos usar Hangout aquí).

A lo largo de estos años hemos aprendido algunas cosas sobre los grupos de chat y en este artículo te hablamos de:

1. Lo que más nos gusta.
   
2. Algunas pegas que hemos detectado.
   
3. Qué hacemos en FacturaDirecta para minimizar la pegas y potenciar las virtudes.
4. Conclusiones varias y diversas.

Si te estás planteando empezar a usar los chats en tu negocio, seguro que te va a resultar útil. Vamos allá...

Lo positivo

A mi siempre me gusta empezar por lo bueno... luego lo malo parece que duele menos ;) 

Los grupos de chat son geniales para: 

1. Notificar urgencias: Los grupos de chat son una herramienta muy efectiva para avisar de algún problema urgente/grave, por ejemplo en nuestro caso, una incidencia en los servidores. 

2. Pasarlo bien: El hecho de tener el equipo trabajando remotamente (desde diferentes lugares) hace imposible que podamos crear un ambiente de oficina "físico". Nuestro chat "coworking virtual" hace esta función en FacturaDirecta. Se trata de un grupo de chat en el que estamos todos. Lo usamos para deseamos buenos días, compartir fotos, contar experiencias, desear un buen fin de semana, compartir la compra de un nuevo coche o las fotos de las vacaciones. Un sitio donde crear ambiente de equipo. 

3. Resolver dudas rápido: Cuando estás parado sin poder avanzar en una determinada tarea, es genial poder tener unas palabras con alguien para encontrar una solución rápida. Un camino para poder continuar trabajando. 

Lo negativo...

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La experiencia con los grupos de chat nos ha demostrado lo siguiente: 

1. El ahora o nunca. En FacturaDirecta siempre nos hemos esforzado para intentar no romper la concentración de los demás, para no estar continuamente interrumpiendo las tareas de los compañeros. El chat es algo que dificulta esta intención porque interrumpir a alguien usando el chat, es más fácil aún que hacerlo "físicamente".

2. Me pierdo algo. Los chats son muy rápidos, y más cuando hay más de dos personas en ellos. Si dejas de atender a un chat para concentrarte, tienes siempre la sensación de que vas a perderte algo. Esta es una sensación que "te esclaviza" porque te obliga a estar siempre pendiente del chat. 

3. Con todos los sentidos. También por el hecho de ser algo que va muy rápido, los grupos de chat te obligan a estar 100% concentrado. Si no lo estás, lo más probable es que digas algo que ya se ha dicho o que no tiene nada que ver con lo que se está hablando. Lo que significa que sólo puedes estar pendiente del chat y no puedes hacer ninguna otra tarea al mismo tiempo. 

4. La oportunidad perdida. Escribir y pensar al mismo tiempo puede resultar un poco estresante a veces. Si pierdes mucho tiempo pensando qué vas a decir, la conversación se mueve y ya no tiene sentido escribir lo que estabas pensando. Los grupos de chat son tan rápidos que no nos dejan pensar. Si pensamos demasiado, vamos tarde. 

5. Dos temas a la vez. Esta es una de las cosas más molestas de los grupos de chat y lo hacemos todos (yo también). Es el cambio de tema constante que se produce cuando se está hablando de algo y alguien cambia de tema sin cerrar el anterior. Una situación que genera conversaciones paralelas dentro del mismo chat y dificulta la toma de decisiones. 

6. Esto no se va a acabar nunca. ¿Cuando termina una conversación de chat? Las conversaciones en un grupo de chat raramente se acaban de golpe, en la mayoría de ocasiones se van apagando poco a poco, pero entonces.... "pling" reviven porque alguien que no estaba retoma la conversación. 

7. Sobreinformación. Informar al resto del equipo de tu trabajo y de los logros conseguidos es algo genial, pero hay que hacerlo bien. Con un chat abierto al alcance de la mano puede darse la situación de sobreinformar al resto del equipo y requerir su atención cuando no es necesario. Un ejemplo: Es mejor hacer un mensaje al final del día con todas las ventas conseguidas, que hacer un mensaje cada vez que hay una venta. En ambos casos informas y celebras los logros conseguidos, pero si lo haces una vez al día no interrumpes tanto a tus compañeros. 

8. Un número gigante en "la burbujita" de pendientes de leer. Cuando integras los grupos de chat en tu empresa, normalmente las conversaciones se trasladan del correo electrónico al chat porque este último resulta mucho más práctico. El problema está en que una misma conversación por chat, necesita 5 o 10 veces más mensajes que un correo electrónico. De modo que el números de mensajes pendientes de leer se multiplican y, aunque no lo parezca, esto genera una cierta ansiedad. 

9. Estoy presente. Algunas de las plataformas de chat informan de si el usuario está disponible con algún icono y esto es algo peor de lo que parece porque te obliga a estar conectado. Parece que si no estás disponible, no estás en el trabajo. Es como una presión profesional para estar permanentemente disponible, para tener siempre el chat abierto. Cosa que te obliga a aceptar el hecho de ser permanentemente interrumpido por los varios grupos de chat en los que estás, en lugar de estar centrado de verdad en cerrar tus tareas. 

Así es como intentamos que funcione

Así pues, el chat tiene mucho de bueno (nos encanta lo que nos ofrece) pero también tiene algo malo. 

Para intentar maximizar lo bueno y minimizar lo malo, en FacturaDirecta siempre intentamos usar el chat de forma asíncrona y sólo puntualmente en tiempo real. 

Es decir, el chat a tiempo real esta reservado para las cosas realmente urgentes que se deben discutir en el momento. Lo que no es urgente se asume que es asíncrono y que no es necesario contestar al momento. 

Y estas son las recomendaciones que te hacemos si usas los grupos de chat en tu negocio: 

• Crea un grupo de chat para urgencias. De este modo, si se abre este chat, ya sabemos que es para algo urgente. Lo que justifica que abandones la concentración de tu trabajo para ayudar a solucionar el problema.
• Deja de suponer que la gente está pendiente del chat todo el día. Asume que el chat también puede ser una herramienta de comunicación asíncrona. 
  
• Si el tema que se habla es importante, intenta que las conversaciones bajen de revoluciones. Que todo el mundo tenga tiempo de pensar y escribir con calma. 
  
• Si tienes que anunciar algo que todo el mundo debe saber, el chat no es una buena herramienta, porque puede que alguien no lo vea. Es mucho mejor un e-mail o un tablón de anuncios. 
• Entra en el chat sólo un rato. Visítalo de vez en cuando para ver si hay algo, pero luego sal y haz tu trabajo. 
  
• Crea distintos grupos de chat con las personas adecuadas para tratar temas concretos. Por ejemplo en FacturaDirecta tenemos un chat sólo de programadores en el que yo no estoy. Cosa que agradezco ;)

• Si una conversación por chat no progresa y no sirve para tomar una decisión, mejor pararlo y volver más tarde. 
  
• Haz el esfuerzo de resumir lo que quieres exponer en lugar de escribir 50 líneas de chat para contar tu idea o hacer una propuesta. 
  
• Deja que la gente tenga unas horas para estar "no disponible". Son esenciales para la concentración y la productividad. 
  
• Cambia la falsa idea de que no estar disponible, significa no estar trabajando. ¡Es lo contrario! Si alguien no está disponible es porque está concentrado en cerrar sus tareas. 
  

Conclusión

Valorar los pros y contras de las herramientas que usamos es esencial para sacarles el máximo partido. 

Está claro que a las empresas que venden un software de chat (Slack, Campfire, Hangouts, Messenger, ....) les interesa que la herramienta sea útil y que la uses cuanto más mejor... Por este motivo crean alertas visuales, alerta sonoras, menciones, notificaciones,......  

Pero eres tú quien debe racionalizar el uso de la herramienta, para que algo que podría ser útil, no se convierta en algo que esté limitando la productividad de todo tu equipo. 

Bueno, espero que estas reflexiones te resulten útiles. 

¿Usas algún programa de chat? ¿Tienes alguna recomendación que hacer? Escríbela en los comentarios. Nos encanta leerte. Ah, y no olvides compartir el artículo.