Cambiar de asesoría: ¿Cuándo, cómo y por qué?

NOTA: Esté es un artículo actualizado y mejorado de otro post de este mismo blog.

Si has llegado hasta aquí posiblemente tengas bastantes dudas sobre si continuar o no con tu actual gestor.

En este artículo te cuento algunos motivos más que razonables para darte el empujoncito que te falta para cambiar de gestor y cómo y cuándo hacerlo.

Vamos con ello 💪

¿Cuándo cambiar?

Realmente podemos cambiar de gestoría/asesoría en cualquier momento, pero siempre hay algunos momentos mejores para hacerlo.

Estos son los momentos del año que son más óptimos porque pueden evitar la comisión de errores tontos, la pérdida de documentación o simplemente facilitar la tarea tanto a nosotros como a nuestro futuro gestor…

1. Al comienzo de año, pues nuestra actividad comienza en cierta manera de 0, toda la documentación está localizada, nuestra contabilidad cerrada y presentados todos los impuestos del año pasado.

2. Al final de cada trimestre, pues aunque la contabilidad no está cerrada, los impuestos del trimestre si han sido presentados y es más fácil para el nuevo gestor retomar el trabajo donde lo dejó el anterior.

Hacer el cambio en uno de estos momentos nos va a facilitar la tarea, pues no tendremos que meterle prisa al nuevo gestor para que nos prepare los impuestos y/o la contabilidad. Así evitaremos errores, el estrés de realizar el cambio a contrarreloj o la perder algo de documentación por el camino.

Igualmente, si las cosas las realizamos con tiempo y somos organizados no tiene porque pasar absolutamente nada y el cambio en cualquier otra fecha puede salir igual de bien.

¡Importante! Antes de comenzar con nuestro nuevo gestor debemos de asegurarnos de no tener ningún tipo de permanencia con el anterior. ¡A ver si vamos a acabar pagando 2 gestores!

Los que uséis FacturaDirecta y/o Abaq sabréis que no es nuestra filosofía para nada pero muchas gestorías obligan a contratar el servicio durante periodos considerablemente amplios (1 año, 6 meses…).

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¿Cómo cambiar?

En un principio puedes dejar tu actual asesoría en cualquier momento (como hemos comentado antes), pero sí te recomiendo que sea algo gradual.

Es decir, una vez que has tomado la decisión de cambiar de gestoría, busca una nueva y una vez tengas decidida la nueva asesoría con la que deseas trabajar, comunícaselo a la antigua.

Te recomiendo que sea gradual porque dependiendo del grado de conocimiento que tengas de tu actividad, de si almacenas tú los documentos originales (facturas, modelos de impuestos…), los soportes que contienen tu contabilidad, tus libros de registro, certificados… es posible que necesites solicitarle muchos datos a tu antiguo asesor.

Estos datos no solo los necesitas tú sino tu nuevo gestor. Tendrá que disponer de toda tu información fiscal para evitar errores. Gran parte de los errores que cometen las gestorías suelen ser por falta de información o por disponer de información inexacta.

Nota: El asesor es una figura que debemos ver como una parte de nuestra empresa, por lo que cuanta mayor información tenga, más nos conocerá y además de evitarnos errores y disgustos, podrá recomendarnos opciones de ahorro, trucos para optimizar nuestro negocio, ayudas y subvenciones relacionadas con nuestra actividad…

Documentación necesaria

Relacionado también con el cómo estaría la documentación que nos requerirá la nueva gestoría (la mínima para poder comenzar a trabajar con nosotros).

Cito a continuación la documentación requerida más habitual para que la tengas en cuenta si te planteas el cambio:

1. Las declaraciones censales (modelo 036 o 037 según corresponda), tanto la de alta como las realizadas para modificaciones posteriores
2. Impuestos (IVA, IRPF…)
3. Resúmenes anuales de impuestos (modelo 190, 390, 347…)
4. Escrituras o contratos relevantes (alquiler, prestación de servicios…)
5. Libros de registro de facturas recibidas, emitidas y de bienes de inversión
6. Y además, las empresas tendrán que facilitar una copia de la contabilidad de los últimos cinco años (como mínimo)

¡Ojo! No todas las gestorías solicitarán todos los datos pues hay muchos documentos (como los impuestos, declaraciones censales…) que pueden obtenerse directamente desde Hacienda con vuestra autorización (nosotros lo hacemos de esta forma) e incluso puede solicitarse directamente toda la información a tu anterior gestor.

Cuantos menos trámites tengas que hacer, ¡mejor!

¿Por qué cambiar?

El porqué es muy relativo pues podemos no tener un motivo fundado para cambiar de gestor o basarnos solo en impresiones o referencias externas, pero en general, tomaremos la decisión definitiva de cambiar por alguno de los siguientes motivos:

• Recibir un trato incorrecto o que nos haga sentir incómodos o nos transmitan poca confianza.
• No poder hablar directamente con tu asesor en repetidas ocasiones o que te atienda personal no experto o que desconozca tu caso.
• Inviertir demasiado tiempo cada vez que hay que ir a ver físicamente al gestor para llevarle documentación o resolver dudas, aún teniendo cita previa.
• A partir de la anterior… ¡Tener que pedir cita! Puedes tener que tratar un tema con urgencia y no poder hacerlo hasta pasados varios días.
• Cometer errores en varias ocasiones en nuestra contabilidad e impuestos.
• No mantenernos informados de los cambios que puedan afectar a nuestra actividad, ni de posibles beneficios, ayudas… En definitivas cuentas, parecen que no están al día.
• Que las respuestas que recibimos no sean exactas o entendibles, e incluso a veces lleguen a no resolvernos las dudas.
• Que los precios no se adapten a nuestras necesidades, es decir, el importe que pagamos al asesor es el mismo que para otros clientes de empresas de diferentes tamaños, sectores… Tanto si nos cobran de menos porque no nos están prestando un buen servicio como si nos cobran de más por algo que debería de valer menos, es una faena. El trabajo del gestor debe pagarse, ¡por supuesto!, pero a un precio justo y adaptado siempre al servicio que nos van a prestar.
• A parte de estas razones, cada vez existen más empresas y autónomos que deciden cambiar de gestoría porque no pone a nuestra disposición programas de facturación y contabilidad que nos ayuden a entender nuestra actividad y a mantenernos al día de lo que se hace. El tiempo de imprimir documentos o de traspasarlos a tu gestor en un pendrive ya se ha acabado.

Conclusión

Si quieres cambiar de gestor puedes hacerlo en cualquier momento, aunque ya sabes cuando es el mejor momento 😉

Si estás buscando una nueva gestoría, FacturaDirecta acaba de lanzar Abaq.

Es una gestoría diferente donde hemos intentado eliminar todas las posibles causas por las que un autónomo abandonaría su actual gestoría.

Dispondrás de un gestor asignado desde el primer día que conocerá tu actividad como si trabajara siempre contigo, te informará de novedades fiscales, del estado de tu actividad, de la previsión de impuestos para que puedas organizarte en cuanto a gastos se refiere, podrás comunicarte con él (o ella) en cualquier momento desde la app de Abaq para resolver todas las preguntas que te puedan ir surgiendo y lo mejor de todo… ¡dispondrás de FacturaDirecta!

Pruébala y descubre la gestoría del futuro.

Y eso es todo, espero que esta información te sea útil para llevar correctamente la contabilidad de tus clientes.