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¿Cuántas horas has perdido durante el último año en reuniones interminables y poco productivas con tu equipo, tus clientes o tus proveedores?
Probablemente muchas, ¿verdad? Las reuniones poco o nada productivas abundan.
En algunas ocasiones no hay nada que puedas hacer: por ejemplo cuando un cliente es disperso y no tiene ninguna prisa... Pero en muchas otras, incluso cuando no eres el organizador de la reunión, puedes hacer algo para convertir las reuniones en algo más efectivo.
Cuando se gestiona de forma adecuada, una reunión puede ser una de las herramientas más efectivas que hay. Pero como este no es el caso, en la mayoría de ocasiones, vamos a repasar qué podemos hacer para sacarles el máximo partido en el menor tiempo.
1. Planifica la reunión
Planificar es el principio necesario de cualquier buena reunión. Para determinar cómo debe ser la reunión, puedes usar algunas preguntas que te ayuden a concretar:
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Definir el objetivo es esencial para que todo el mundo venga preparado y motivado a la reunión.
- ¿Quién debe asistir? Solo la gente clave debe estar en la reunión, ni más ni menos.
- ¿Cuánto tiempo va a durar? Si preparas una agenda y no dejas que la reunión se desenfoque, puede que en poco tiempo consigas resolver muchos problemas. Una reunión de menos de media hora es lo ideal.
- ¿Quién va a ser el moderador? Normalmente es el organizador de la reunión, pero debe estar claro quien va a moderar y quien va a establecer la normas.
Tener una idea clara de los objetivos, los asistentes, el moderador y el tiempo requerido es el fundamento de cualquier buena reunión.
Nota: Si no organizas tú la reunión, hazle estas preguntas al organizador. Si no se las ha formulado, le obligarás a hacerlo y conseguirás que la reunión gane eficiencia.
2. Puntual
Si eres el organizador, pon énfasis en la importancia de ser puntuales cuando hables con los asistentes. En los negocios hay dos monedas importantes: el dinero y el tiempo. Al final, ser puntual significa ser respetuoso con el tiempo que los asistentes han decidido invertir en la reunión.
Además hay algo que debes tener en cuenta y que demasiado a menudo se olvida, ser puntual no solo significa empezar a tiempo. Significa, también, acabar a tiempo.
3. Al grano
Crea una agenda pública para la reunión y no permitas que se desvíe. Si ocurre, devuelve la conversación a su sitio y si es necesario, organiza otra reunión para tratar los nuevos temas que salgan. Es importante que la conversación sea relevante y focalizada sólo en el tema de la reunión.
Si alguien llega tarde, no hace falta que le regañes, dile que habrá un resumen de la reunión que podrá consultar posteriormente.
4. Normas básicas
Todas las reuniones necesitan unas normas básicas. Cada reunión es un poco diferente, pero en general, puedes considerar implementar las siguientes normas:
- Nada de tecnología. A no ser que sea importante para la reunión, deja la tecnología al margen. Si todo el mundo está pendiente de su ordenador o de su smartphone, la reunión perderá efectividad.
- Nada de comida. Cuando pretendes hacer una reunión rápida y efectiva, tener a los asistentes con la boca llena no es una buena idea ;)
- Nada de hablar. Empezar conversaciones sobre algo que nada tiene que ver con la reunión es fácil. Si la reunión se desvía, intenta que el grupo vuelva hacia el tema de la reunión cuanto antes.
Estas 3 normas básicas pueden salvar una reunión y no son difíciles de implementar, así que a por ellas.
5. Resumen de la reunión
Antes de empezar designa a alguien encargado de hacer un resumen de la reunión. Este resumen debe incluir quién, qué, cuándo, dónde y el por qué de cada tema tratado en la reunión.
En la mayoría de ocasiones, es muy posible que no tengas a nadie a quien delegar la tarea así que deberás hacerlo tú. En este caso, para no perder el hilo de la reunión, puedes valorar la opción de grabar la conversación en lugar de tomar notas, y hacer el resumen posteriormente. Tu smartphone tiene esta opción seguro.
Procura enviar el resumen antes de las 24 horas posteriores a la reunión si es posible, cuando todo el mundo lo tiene fresco. Es el modo de que todos los asistentes estén en la misma onda.
6. Revisar las tareas derivadas
Todos tenemos agendas repletas y centenares de tareas que hacer. Si las tareas que derivan de una reunión no son muy claras y específicas, quedarán eternamente pendientes.
Al final de cada reunión, hay que revisar cada una de las tareas acordadas y especificar quién debe hacerlas, cuándo deben estar hechas y de qué modo.
Así las expectativas van a estar claras y serán comunes entre todos los asistentes. Esto te ahorrará malentendidos.
Conclusión
Una buena reunión es importante porque te acerca más a la resolución de los problemas y a la consecución de los objetivos, pero normalmente se desvían y acaban por ser una tremenda pérdida de tiempo. No te lo puedes permitir.
Aunque conseguir aplicar estos consejos no es fácil, el esfuerzo merece la pena. Las reuniones planificadas y bien gestionadas dejan a los asistentes con un buen sabor de boca porque no sienten que han perdido el tiempo. Esto es lo que debes conseguir.
¡A por ello!
¿Tienes algún consejo para hacer las reuniones más productivas? ¿Cómo lo haces en tu negocio? Nos encantan los comentarios, deja el tuyo! :)
